Đây là bài thực hành cho người đi tìm nguồn hàng: đi đâu, hỏi gì, kiểm gì. Sai lầm tốn tiền nhất không phải chọn nhầm giá mà là đặt lô lớn trước khi kiểm được nhà cung cấp.
Chuẩn bị trước khi đi
- 🔴 Xác định rõ mặt hàng và quy cách trước khi lên đường
- Chuẩn bị bản mô tả kỹ thuật bằng tiếng Trung nếu có thể
- Mang theo mẫu hoặc ảnh chi tiết
- Xin visa phù hợp — công tác thương mại có loại riêng
- Cài và thử ứng dụng thanh toán và nhắn tin từ ở nhà
- Chuẩn bị danh thiếp có mặt tiếng Trung
- Tìm phiên dịch nếu không thạo tiếng
- Tra lịch nghỉ lễ — tránh dịp Tết
Việc chuẩn bị mô tả kỹ thuật trước là điều tách người mua chuyên nghiệp khỏi người đi xem: nói rõ quy cách ngay từ đầu giúp báo giá chính xác và giảm tranh cãi về sau.
Hội chợ thương mại
- Có hội chợ tổng hợp quy mô rất lớn tổ chức định kỳ
- Nhiều hội chợ chuyên ngành theo lĩnh vực
- Ưu điểm: gặp nhiều nhà cung cấp trong vài ngày
- Xem được hàng thật, sờ được, so được
- 🔴 Cần đăng ký trước và xin visa đúng loại
- Đặt khách sạn sớm — mùa hội chợ giá tăng mạnh
- Nhiều gian là công ty thương mại, không phải nhà máy
- Nên ghi chép và chụp ảnh có hệ thống
Chợ đầu mối chuyên ngành
- Có chợ bán buôn khổng lồ theo từng ngành hàng
- Hàng tiêu dùng nhỏ, phụ kiện, đồ trang trí, vải, linh kiện điện
- Ưu điểm: mua được số lượng vừa phải
- Xem được hàng ngay tại chỗ
- 🔴 Giá có thể thương lượng — giá báo đầu không phải giá cuối
- Nhiều quầy là đại lý của xưởng gần đó
- Có thể đề nghị đi xem xưởng
- Phù hợp với người mới, vốn nhỏ
Chợ đầu mối là điểm khởi đầu hợp lý cho người kinh doanh nhỏ: số lượng đặt tối thiểu thấp hơn nhiều so với đặt thẳng nhà máy, đổi lại giá cao hơn một chút.
Tìm qua sàn trực tuyến
- Sàn bán buôn có hàng triệu nhà cung cấp
- Lọc theo năm hoạt động, đánh giá, quy mô
- 🔴 Đánh giá cao không đảm bảo chất lượng — có thể mua được
- Nên yêu cầu giấy phép kinh doanh để kiểm pháp nhân
- Đề nghị gọi video xem xưởng
- Kiểm tên công ty trong hệ thống tra cứu chính thức
- Không thay thế được đặt mẫu thật
Câu hỏi bắt buộc phải hỏi nhà cung cấp
- Là nhà máy hay công ty thương mại?
- Số lượng đặt tối thiểu là bao nhiêu?
- Thời gian sản xuất bao lâu?
- Có làm được theo mẫu riêng không?
- Điều kiện thanh toán thế nào?
- Có chứng nhận gì cho sản phẩm?
- Đã xuất đi thị trường nào?
- 🔴 Xử lý thế nào nếu hàng lỗi?
Câu cuối là câu quan trọng nhất và hay bị quên: thoả thuận trước cách xử lý hàng lỗi khi quan hệ còn tốt dễ hơn nhiều so với đàm phán khi đã có tranh chấp.
Đặt hàng mẫu
- 🔴 Luôn đặt mẫu trước lô lớn — không có ngoại lệ
- Trả tiền mẫu là khoản đầu tư rẻ nhất trong cả quy trình
- Kiểm mẫu theo đúng tiêu chí sẽ dùng cho lô lớn
- Giữ lại mẫu đã duyệt làm căn cứ đối chiếu
- Ghi rõ trong hợp đồng lô hàng phải giống mẫu đã duyệt
- Chụp ảnh và niêm phong mẫu nếu đơn lớn
- Đặt mẫu từ vài nhà cung cấp để so sánh
Thẩm định nhà cung cấp
- Tra giấy phép kinh doanh trong hệ thống chính thức
- Kiểm tên công ty trên hợp đồng khớp với giấy phép
- Kiểm phạm vi kinh doanh có bao gồm mặt hàng đó không
- 🔴 Kiểm tài khoản nhận tiền đứng tên công ty
- Đề nghị đi xem xưởng với đơn lớn
- Thuê đơn vị thẩm định nếu không đi được
- Hỏi khách hàng cũ nếu có thể
Mục có dấu nhấn là dấu hiệu cảnh báo sớm: đề nghị chuyển tiền vào tài khoản cá nhân trong khi hợp đồng ký với công ty là bất thường.
Giám định trước khi xuất hàng
- Thuê đơn vị giám định độc lập kiểm tại kho
- Kiểm số lượng, quy cách, bao bì, nhãn mác
- Lấy mẫu ngẫu nhiên theo tiêu chuẩn
- Có báo cáo kèm ảnh trước khi thanh toán nốt
- 🔴 Chi phí giám định nhỏ hơn nhiều so với rủi ro nhận hàng lỗi
- Ghi điều khoản giám định vào hợp đồng
Sai lầm tốn tiền nhất
- Đặt lô lớn ngay lần đầu vì thấy giá tốt
- Trả toàn bộ tiền trước
- Không có hợp đồng, chỉ trao đổi qua tin nhắn
- Mô tả quy cách mơ hồ rồi tranh cãi sau
- 🔴 Không kiểm hàng có được phép nhập vào Việt Nam không
- Không tính đủ phí vận chuyển, thuế, kiểm tra chuyên ngành
- Đặt hàng sát dịp Tết rồi chậm giao
- Phụ thuộc một nhà cung cấp duy nhất
Sai lầm ở mục có dấu nhấn gây thiệt hại nặng nhất: hàng về tới cảng mới biết không đủ điều kiện nhập thì vừa mất tiền hàng vừa mất chi phí xử lý.
Sau chuyến đi
- Tổng hợp báo giá và so sánh có hệ thống
- Giữ liên lạc với các nhà cung cấp tiềm năng
- Kiểm quy định nhập khẩu tại Việt Nam cho mặt hàng đó
- Tính tổng chi phí tới kho, không chỉ giá xuất xưởng
- Bắt đầu bằng đơn nhỏ để thử toàn bộ quy trình
- Xây ít nhất hai nguồn cung cho mặt hàng chính
Quy định nhập khẩu, thuế và tiêu chuẩn hàng hoá thay đổi thường xuyên. Trước khi đặt hàng, hãy kiểm với cơ quan hải quan và đơn vị tư vấn xuất nhập khẩu.
Nên bắt đầu từ hội chợ hay chợ đầu mối?
Người mới và vốn nhỏ nên bắt đầu từ chợ đầu mối chuyên ngành — số lượng đặt tối thiểu thấp hơn nhiều so với đặt thẳng nhà máy, đổi lại giá cao hơn một chút.
Làm sao biết đối tác là nhà máy thật?
Hỏi thẳng, tra giấy phép kinh doanh trong hệ thống chính thức xem phạm vi kinh doanh có gồm sản xuất mặt hàng đó không, đề nghị gọi video hoặc đi xem xưởng. Công ty thương mại không xấu nhưng giá và khả năng tuỳ biến khác.
Có cần thuê giám định độc lập không?
Với đơn hàng lớn thì nên — chi phí giám định nhỏ hơn nhiều so với rủi ro nhận hàng lỗi về tới Việt Nam. Nhớ ghi điều khoản giám định vào hợp đồng.
Sai lầm tốn tiền nhất là gì?
Không kiểm hàng có đủ điều kiện nhập khẩu vào Việt Nam trước khi đặt. Hàng về tới cảng mới biết không nhập được thì vừa mất tiền hàng vừa mất chi phí xử lý.
